финансы
Добавить сайт в избранное
всё о финансах
финансы
банк и кредит
управление финансами
финансы и персонал
финансовая отчетность
страхование
полезная информация по финансам
Управление финансами
Финансовый менеджмент
Финансовый маркетинг
Финансовые расчеты
Кассовые операции
Аудит
Главный бухгалтер
Бухучет
Банки
Кредит
Вклады
Кредитные карточки
Автоматизация бизнеса
Безопасность финансов
Управленческий учет
Управление знаниями
Управление
Зарплата персонала
Командировочные расходы
Управление персоналом
Пенсионный фонд
Внебюджетные фонды
Деловое общение
Составление отчетности
Первичные документы
Проверки
МСФО
Страхование в СМИ
Страхование на Западе
Рынок страхования
Автострахование
Новости страхования
Медицинское страхование
Страхование недвижимости
Страхование вкладов
Личные финансы

Важные документы

Обезопасить финансовую и бухгалтерскую отчетность от проверяющих — интуитивное желание каждого бухгалтера. Однако защищать бумаги фирмы надо не только от внешних контролеров, но и от собственных коллег. Как вести документацию, чтобы никто не мог использовать ее против компании и самого бухгалтера? Об этом недавно рассказали на семинаре, который проводила компания «ТАНДЕМ-ФОРУМ».

Спрятать бумаги в стол недостаточно

К сожалению, достаточно часто встречается ситуация, когда обиженные сотрудники идут жаловаться на главбуха и начальника в налоговую, трудовую и другие инспекции. Поэтому необходимо уяснить раз и навсегда — ограничить доступ к документам надо не только контролерам, но и собственным работникам. Именно с этого призыва начал семинар специалист в области связи и информации полковник юстиции Вячеслав Панкратьев.

Итак, с чего начать? Прежде всего необходимо издать приказ за подписью генерального директора, в котором будут определены данные, составляющие коммерческую тайну. Причем это должна быть информация не только в бумажном виде, но и в электронном. Естественно, с приказом необходимо ознакомить всех работников под расписку.

Бумажная волокита

Бумажное делопроизводство необходимо организовать в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят постановлением Госстандарта от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Для простоты учета всю бумажную документацию компании следует разбить на несколько составных частей, посоветовал лектор. Во-первых, это делопроизводство по стандартным, но специфическим задачам. Сюда надо отнести бухгалтерию, учредительные документы, судебно-процессуальные, договоры и др.

Во-вторых — делопроизводство, связанное с текущей деятельностью компании.

Его нужно разделить на внешнее и внутреннее. Во внешнее делопроизводство входит доставка входящей и отправление исходящей корреспонденции. Для того чтобы отнести документацию к внутреннему делопроизводству, необходимо ответить на следующие вопросы:

как хранить документы у сотрудников и в секретариате;
как исполнитель должен их создавать;
как руководство организации должно издавать нормативные документы;
как регистрировать бумаги в секретариате;
каковы правила движения документов внутри компании;
как снимать копии;
как контролировать их исполнение;
как создать архив документов, провести экспертизу ценности;
как уничтожить документы.
Компьютер — дело тонкое

К электронному делопроизводству всегда относились несерьезно. Бухгалтеры считают, что наиболее важные документы достаточно иметь лишь в бумажном виде (договоры, уставы, приказы и т. д.). Однако очень многие документы, например бухгалтерский учет, хранятся только в электронном виде. А значит, их защите и охране стоит уделять ничуть не меньше внимания. Причем одного пароля на доступ к документу бывает недостаточно, чтобы уберечь «электронику» от недоброжелателей.

На семинаре лектор рассказал, как организовать электронное конфиденциальное делопроизводство. Для начала бухгалтеру следует определить работу с электронными документами различных форматов. Например, текстовых или графических. После этого все бумаги нужно разделить по степени конфиденциальности. К одним доступ можно разрешить всем сотрудникам (открытое делопроизводство). К другим — только ограниченному кругу (конфиденциальное).

В правилах работы с электронными документами счетный специалист должен определить, как можно отправлять и получать бумаги по корпоративной компьютерной сети, электронной почте, а также работать с взаимосвязанными документами. Нелишним будет и указать, как контролировать движение документов, а также порядок копирования, редактирования и возврата электронных документов.

Защита — прежде всего

Вот какую историю рассказала одна из участниц семинара — бухгалтер Лариса Верушкина: «На прошлой работе мы выплачивали сотрудникам “черную” зарплату. Рабо-тодатель никак не хотел переходить на официальный заработок. Схема была следующая: гендиректор открывал фирму, работал с ней два года, а потом бросал ее и регистрировал новую. Все фирмы относились к малым предприятиям, поэтому до первой плановой проверки можно было спокойно работать несколько лет.

В офисе трудилось пять человек. Мы все сидели в одной комнате. Не хватало мебели, шкафов для документов. Элементарной безопасности и конфиденциальности не было. Поэтому однажды при увольнении один из работников “прихватил” из офиса несколько кадровых бумаг. Причем в том хаосе, который был в офисе, мы пропажу даже не заметили. А когда к нам с проверкой нагрянула трудовая инспекция, мы узнали, что бывший сотрудник написал туда заявление, подкрепив его документами. Естественно, пришлось отвечать по полной. И не только перед инспекцией по труду, но и перед налоговой».

Как отметил лектор, ошибка компании заключалось в том, что на предприятии отсутствовала система безопасности конфиденциальных сведений. Ее необходимо проводить в рамках кадровой работы с персоналом. Сюда можно, во-первых, отнести требование к администрации о более тщательных проверках кандидатов перед приемом на работу. Ведь сейчас можно встретить сотрудников, которые специализируются на краже и продаже информации.

Во-вторых, с каждым работником следует заключить помимо трудового договора, в котором есть пункт о соблюдении конфиденциальности, еще и соглашение о сохранении коммерческой тайны.

В-третьих, некоторых сотрудников необходимо выборочно контролировать. Например, просматривать, какие документы и когда они берут.

В-четвертых, администрации нельзя допускать случайных сотрудников к конфиденциальной информации.

Кроме того, главный бухгалтер и генеральный директор должны проводить среди сотрудников инструктаж, в котором напоминать о режиме коммерческой тайны при общении с лицами, не работающими в организации.

И самое важное требование, о котором бухгалтеры часто забывают, — надо установить строгий контрольно-пропускной режим для входа посторонних в помещение бухгалтерии. И конечно, администрации следует особо контролировать сотрудников, которым доступ к тайной информации разрешен.

помните

Наиболее уязвимым местом в сохранении конфиденциальной информации играет человеческий фактор. Поэтому сотрудников следует проверять особенно тщательно.

кстати

Режим коммерческой тайны обезопасит фирму не только от сотрудников, но и от проверяющих. Если на финансовых и бухгалтерских документах стоит пометка об их конфиденциальности, то при первом посещении контролеров счетный специалист имеет право не представлять документы на проверку. Их он может показать только с разрешения руководства компании.

 

 

 

Перепечатка материалов без активной ссылки на http://prosmibank.ru/ запрещена.