финансы
Добавить сайт в избранное
всё о финансах
финансы
банк и кредит
управление финансами
финансы и персонал
финансовая отчетность
страхование
полезная информация по финансам
Управление финансами
Финансовый менеджмент
Финансовый маркетинг
Финансовые расчеты
Кассовые операции
Аудит
Главный бухгалтер
Бухучет
Банки
Кредит
Вклады
Кредитные карточки
Автоматизация бизнеса
Безопасность финансов
Управленческий учет
Управление знаниями
Управление
Зарплата персонала
Командировочные расходы
Управление персоналом
Пенсионный фонд
Внебюджетные фонды
Деловое общение
Составление отчетности
Первичные документы
Проверки
МСФО
Страхование в СМИ
Страхование на Западе
Рынок страхования
Автострахование
Новости страхования
Медицинское страхование
Страхование недвижимости
Страхование вкладов
Личные финансы

Хранение отчетности

Сейчас рабочее место бухгалтера уже невозможно представить без компьютера. И рано или поздно каждый сталкивается с проблемой потери информации, сохраненной в его недрах. На этот раз «Расчет» попытался разобраться, из-за чего происходят такие неприятности и как их можно избежать.

Потеря информации происходит по разным причинам: сбой в электропитании, вирусы, повреждения или неудачное форматирование жесткого диска. Да и сами бухгалтеры иногда случайно удаляют нужные файлы.

Чтобы защитить себя от потерь, очень полезно периодически создавать копии важных файлов. Будем копировать файлы с компьютерного жесткого диска, где вы их обычно храните, на другой носитель. В случае необходимости информацию можно будет восстановить с носителя обратно в компьютер.

Дешево и сердито

Самый простой и экономичный способ резервного сохранения документов – это копирование их на второй жесткий диск в вашем компьютере. А если жесткий диск у вас только один, то может подойти общесетевой сервер. Но для того чтобы хранить там свои файлы, лучше обратиться к администратору, обслуживающему локальную сеть в офисе. Он создаст для вас отдельную папку и установит к ней ограниченный доступ. Тогда никто, кроме вас, не сможет воспользоваться хранящейся там информацией.

Внешние накопители

В качестве внешних информационных носителей для сохранения постоянно обновляемых бухгалтерских баз удобно использовать так называемые «флэшки» – USB Flash Drive. Они имеют малый вес, а размером не больше обыкновенной зажигалки. Но при этом обладают весьма большой скоростью чтения и записи. Информацию, хранящуюся в их микросхемах, можно менять как угодно часто. При подключении USB-накопителя к компьютеру в папке «Мой компьютер» вы увидите, что появился новый значок «Съемный диск».

У флэшек бывает разный объем памяти: от 64 мегабайт до двух гигабайт. Но даже самый маленький объем накопителя вмещает в себя информации столько же, сколько 45 дискет.

Также можно воспользоваться компактным жестким диском. Как и флэшки, он подключается к компьютеру через USB-порт. Только объем памяти у него значительно больше. Его можно подключать к любому компьютеру с USB-портом и пользоваться им, как обычным жестким диском.

Кстати, именно на съемных носителях информации, подключаемых через USB-порт, лучше всего хранить те данные, которые не стоит показывать ревизорам. Тогда при визите, например, сотрудников управления по борьбе с экономическими преступлениями съемные диск или флэшка просто выдергиваются из компьютера. После чего, в зависимости от ситуации, их можно либо быстро увезти из офиса, либо просто грубо разломать, скажем, при помощи молотка. В таком случае флэшка даже удобнее – в отличие от диска она пластмассовая и разбивается проще.

Прибережем информацию для баланса

Не забывайте, что надо регулярно делать архивирование базы данных бухгалтерской программы. Такую работу лучше всего доверить специалистам по поддержке и обслуживанию этого продукта. При отсутствии таковых архивирование можно сделать и самостоятельно, но все равно предварительно лучше проконсультироваться у работников фирмы-изготовителя. Обычно все инструкции по архивированию можно получить в центре поддержки пользователей программы.

Профилактика компьютерных заболеваний

Существует множество вирусов, после пребывания которых на компьютере могут быть удалены нужные файлы. Поэтому, чтобы сохранить свою информацию в целости, необходимо использовать антивирусные программы. Они, конечно, не являются панацеей, но при регулярном обновлении обеспечивают неплохую защиту. Дело в том, что для обнаружения вирусов программы используют антивирусные базы, которые создают их разработчики. Когда появляются какие-то новые вирусы, специалисты берут уже существующие базы и дописывают туда новую информацию. В итоге получается, что при атаке вашего компьютера уже известным вирусом сработает защита, а если вирус в базе еще не записан, то антивирусная программа его не «узнает» и не среагирует.

Для эффективности защиты рекомендуется делать ежедневное обновление антивирусных баз. А большинство современных «антивирусников» сами сообщают особо забывчивым пользователям, что их базы пора обновить.

Без отключений

Для решения проблем с отключением электроэнергии можно укомплектовать каждый компьютер источником бесперебойного питания – ИБП. Еще их называют «УПС» (UPS – Uninterruptible Power Supply). Эти приборы могут в течение некоторого времени поддерживать работу компьютера после внезапного отключения электричества. Сколько может проработать каждый конкретный ИБП, зависит от его мощности и того, сколько электроэнергии потребляет подключенное к нему оборудование. Но обычно – не менее пяти минут. За это время вполне можно успеть сохранить все данные и выключить компьютер.

Только не стоит подключать к источнику бесперебойного питания лазерный принтер, потому что в режиме печати он имеет слишком большое потребление электроэнергии – в ИБП может сработать защита от перегрузки или короткого замыкания, и компьютер будет обесточен.

Порядок упростит резервное сохранение

Старайтесь сохранять документы в определенных тематических папках, а не по всему компьютеру. Этим вы значительно упростите процедуру создания резервной копии документов – записывать сразу целую папку удобнее, чем собирать необходимые документы в разных директориях.

Автосохранение

В программах MS Word и Excel полезно включать функцию «Автосохранение», что позволит программам сохранять создаваемый документ, если вы забываете нажимать кнопку сохранения. Настроить автосохранение можно следующим способом: в меню программы Word выбрать «Сервис» затем «Параметры». В появившемся окошке на закладке «Сохранение» поставьте галочку напротив «Автосохранение каждые» и установите значение, через сколько минут нужно сохранять документ. Наиболее удобно это делать каждые две минуты.

Если в начале работы с документом вы сразу дадите ему имя, то в дальнейшем программа будет сама производить автосохранение в указанный файл.

Специалисты рекомендуют копировать документы ежедневно в конце рабочего дня

Запишем на диск

Сохранять копии документов можно на оптических дисках. Они бывают двух видов: CD и DVD. Так называемые CD – это компакт-диски объемом от 650 мегабайт. А DVD – цифровые универсальные диски. Объем диска DVD значительно больше, чем у CD – от 4800 мегабайт (4,7 гигабайта). Но несмотря на это, разница в цене дисков не очень велика. Чтобы не загромождать шкафы дисками с сохраненными на них файлами, целесообразно использовать для записи DVD.

Для архивирования документов, с которыми вы постоянно работаете, идеально подойдут два перезаписываемых диска. Они имеют аббревиатуру RW (read/write).

Диски лучше использовать по очереди: то есть сперва сохраните весь архив на первый диск, а в следующий раз – на второй, потом снова на первый. Тогда в вашем распоряжении всегда будут две версии архива: последняя и предпоследняя.

Для записи дисков можно использовать специальную программу, которая входит в состав Windows XP. Или нужно установить пакет Nero, в котором тоже предусмотрена такая возможность. Только не забывайте перед записью очищать перезаписываемый диск, если на нем уже была информация.

Соотношение объемов

В среднем размер файлов MS Word и Excel составляет 50– 100 килобайт. Документы в формате специализированной бухгалтерской программы «потяжелее». Они занимают 2–3 мегабайта. То есть на CD может уместиться от 200 до 15 тысяч файлов, а на DVD – от 1600 до 94 тысяч.

Какой объем занимают документы, можно выяснить, если установить курсор на папке с документами и нажать правую кнопку мышки. А потом в ниспадающем меню выбрать пункт «Свойства». Там будет указан размер папки с документами.

 

 

 

Перепечатка материалов без активной ссылки на http://prosmibank.ru/ запрещена.